新冠肺炎疫情防控对流动人员人事档案管理工作的启示

　　文/甘肃省人才中心  田凤林

　　疫情就是命令，防控就是责任。甘肃省人才中心作为省人社厅的窗口单位，直接服务于广大流动人员，疫情防控，避免人员聚集交叉感染成为我们当前最大、最重要的工作。防控疫情，不能关门了事，疫情面前服务不中断。按照党和国家对疫情防控工作的部署，省人才中心在春节期间就对档案管理、户籍管理、流动党员管理、职称评定、社会保险代征代缴和开具各类证明等人事代理业务逐一进行了梳理，按照“不见面”服务要求，对各项业务经办流程进行了应急调整。为医疗机构办理业务开辟绿色通道，在安全防范措施有保障的情况下，第一时间提供服务，支持医务人员防疫工作。这些应急调整,基本实现了“不见面”服务要求，但毕竟是特殊情况下的临时性措施，还存在一些问题和不足,也引发我们更深度的思考。

　　当前“不见面”服务的主要做法

　　为贯彻落实党中央国务院防疫工作部署，落实大力推行“不见面”服务的要求，省人才中心本着线上办理为主、线下办理为辅，尽量减少人员接触的原则，主要采取了4项措施。

　　（一）可以缓办的业务暂缓办理。因提交档案材料和档案托管履行签字手续等必须到现场办理的业务，可以推迟到疫情结束后补办。

　　（二）必须办理的业务先通过电话、微信等方式沟通，能通过网上提供材料和办理结果的，全部网上办理。例如出具各类证明、档案转出业务等。

　　（三）确须现场办理的，先进行电话预约，双方对需要办理的业务做好充分准备，缩短现场办理时间。如借取户籍卡、档案材料等。

　　（四）对个人自助办理社保等业务提供电话指导。如退休、养老保险关系转移等确需当月缴费办理业务的，由中心工作人员指导个人办理网银转账，通过电子邮件提交转账凭证和相关申报材料电子版照片。

　　当前“不见面”服务存在的问题

　　通过近一段时间的服务实践，验证了流动人员人事档案管理及人事代理业务实现“不见面”服务、“不来即享”的可能性。同时，也发现当前临时性应急办法的问题和不足。

　　（一）没有专用网络业务平台，使现行办法效率不高。人事档案及人事代理办理材料是档案的核心，是重要的法定凭据,签字认可是关键的操作。当前“不见面”服务出具材料、签字认可等环节用电子邮件作为旁证，在没有专用网络业务平台情况下，电子邮件和现有纸质档案如何一并保存、统一管理、方便使用是一个很大难题。办理程序上用电子邮件、微信递交材料扫描件来替代递交纸质材料，实际上并不比当面办理省环节、省时间，工作人员接到材料后仍然需要按传统的方法审核，手工办理，同时又多出了电话联系、电子邮件查收发送、材料扫描打印、记录通话通信内容等额外工作。这种为了“不见面”将各种网络通讯形式插入原有工作流程，实质还是手工操作。总之，没有专用网络业务平台支撑的“不见面”服务并没有提高工作效率。

　　（二）现行办法的责任证据保存困难，材料的信用问题并非公认。电子邮箱可记录双方递交材料过程，从某种意义上讲可以认为是“意思表示真实”的一种形式，但因无法确认对方真实身份，只能通过人事档案托管人预留的联系电话和其他信息人工核对身份，不能完整保留责任证据。同时“不见面”服务出具的一些处理结果以电子邮件、扫描件、传真件代替原来的纸质原件，它的信用并非普遍认可。

　　（三）“材料后补”存在安全隐患。人事档案管理重在材料，因为没有有效的约束手段，“材料后补”存在材料补充不及时，补充手续遗漏等风险,一旦发生,处理起来非常麻烦。

　　（四）现行办法不是现代意义的信息化管理。真正的 “不见面”服务应该是现代意义的信息化管理，是建立在统一的业务平台之上，尽可能少地人为干预，尽可能多地自动化，并具有高安全可靠性。现行“不见面”服务办法从业务受理，到业务经办，再到结果反馈没有统一的业务平台，各环节缺少联动、校核，手工办理多、自动化水平低，经办材料数字化标准不一，存放和使用无统一规范，经办数据难以拓展利用。

　　未来流动人员人事档案管理“不见面”服务设想

　　未来“不见面”服务应该是基于档案数字化、管理信息化、服务提供平台化、业务办理自助化理念而建立的网上服务体系。

　　（一）推动流动人员人事档案管理及人事代理服务标准化工作。对照国家标准和本省实际对流动人员人事档案管理范围、线上线下业务经办流程、经办材料要求等进行标准化，推动全省建立一套统一的业务工作规范。

　　（二）建设全省统一的流动人员人事档案管理信息系统。加快全省流动人员人事档案数字化工作，实现从档案查、存、取、保、用，到人事代理其他业务全程经办数字化、管理信息化，达到数据统一、流程统一、经办统一。使档案信息真正成为大数据资源，为产业决策、就业服务提供数据支持，为实现国家治理体系和国家治理能力现代化添砖加瓦。

　　（三）搭建群众办事网络平台。通过门户网站、手机APP、自助服务终端、电话自助服务等多种形式让服务对象可以足不出户办理档案证明、信息查询、档案信息更新及档案材料提交等业务。